Gmail: बिजनेस और स्टार्टअप्स के लिए बहुत उपयोगी है जीमेल

Gmail: बिजनेस और स्टार्टअप्स के लिए बहुत उपयोगी है जीमेल

Sunil Sharma | Updated: 04 Aug 2019, 05:35:00 PM (IST) मैनेजमेंट मंत्र

Gmail: अगर आप जीमेल का इस्तेमाल सिर्फ ईमेल प्राप्त करने और भेजने के लिए करते हैं तो यकीन मानिए कि आप इसका पूरा इस्तेमाल नहीं कर रहे हैं। जीमेल में ढेरों उपयोगी फीचर्स मौजूद हैं। जानते हैं जीमेल के कुछ उपयोगी फीचर्स, जो आपका काम आसान बना सकते हैं।

Gmail: अगर आप जीमेल का इस्तेमाल सिर्फ ईमेल प्राप्त करने और भेजने के लिए करते हैं तो यकीन मानिए कि आप इसका पूरा इस्तेमाल नहीं कर रहे हैं। जीमेल में ढेरों उपयोगी फीचर्स मौजूद हैं। जानते हैं जीमेल के कुछ उपयोगी फीचर्स, जो आपका काम आसान बना सकते हैं।

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जीमेल कब पढ़ा गया?
अगर आप व्हाट्सएप इस्तेमाल करते हैं तो आपको आसानी से पता लग जाता है कि आपका मैसेज कब डिलीवर हुआ और कब पढ़ा गया। एक मार्क आने पर वह डिलीवर हो जाता है और मार्क के नीले होने पर यह पढ़ा लिया जाता है। अगर यह फीचर जीमेल के लिए भी मिल जाए तो कैसा रहेगा? एक फ्री क्रोम एक्सटेंशन मेलट्रैक की मदद से आप ऐसा कर सकते हैं। जब आप इसे इंस्टॉल करते हैं तो आपको फ्री ईमेल टै्रकिंग, डेस्कटॉप व ईमेल नोटिफिकेशन और हिस्ट्री मिलती है। यह डाटा छह महीने स्टोर रहता है। उल्लेखनीय है कि यह एक्सटेंशन इस्तेमाल करने पर आपके सभी ईमेल के साथ ‘सेंट विद् मेलट्रैक’ सिग्नेचर जुड़ जाएगा। अगर ऐसा नहीं चाहते हैं तो 3.50 डॉलर प्रति माह के प्रो अकाउंट के लिए अपग्रेड कर सकते हैं। यह असीमित हिस्ट्री और ईमेल के लिंक पर क्लिक को ट्रैक करने की सुविधा देता है।

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खुद नष्ट होने वाले ईमेल
यह साइंस फिक्शन का दृश्य लगता है कि आप किसी को ईमेल भेजें और तय समय पर वह ईमेल नष्ट हो जाए। ईमेल नष्ट होने के बाद वह व्यक्ति मैसेज नहीं पढ़ सकता। इस फीचर को प्राप्त करने के लिए फ्री डीमेल क्रोम एक्सटेंशन ले सकते हैं। यह सर्विस अभी अपनी बीटा स्टेज में है और पूरी तरह से फ्री है। हर मैसेज कम्पोज विंडोज में आपको डीमेल के लिए टोगल नजर आएगा। आप किसी भी भेजे गए मेल की एक्सेस रद्द कर सकते हैं। उल्लेखनीय है कि मेल प्राप्त करने वाले के लिए डीमेल इंस्टॉल करना जरूरी नहीं है। हो सकता है कि कुछ समय बाद इसके सशुल्क प्लान भी आएं और एक्स्ट्रा फीचर्स भी मिलने लगें। गोपनीय जानकारी बताने के लिए यह फीचर उपयोगी है।

मेल को करें शेड्यूल
क्रोम का फ्री मेल2क्लाउड एक्सटेंशन कम्पोज ङ्क्षवडो में एक छोटा बटन जोड़ देता है। यह सेंड बटन से अगला बटन होता है। साधारण ईमेल की तरह कम्पोज करें। इसके बाद तय कर सकते हैं कि इस ईमेल को किस तारीख को कब अपने आप सेंड करना है। सेव और शेयर फीचर ईमेल की पीडीएफ बना देता है और क्लाउड स्टोरेज बॉक्स में सेव कर देता है। इसमें ईमेल ट्रैकिंग और ईमेल नष्ट होने का फीचर मिलता है। फॉलोअप ईमेल के लिए रिमाइंडर सेट कर सकते हैं।

सभी क्लाउड प्रोवाइडर्स को इनेबल करें
अगर आप क्लाउड स्टोरेज पर सेव फाइल्स को जीमेल में अटैच करना चाहते हैं तो क्या करेंगे? क्या आप अलग-अलग क्लाउड सर्विस प्रोवाइडर्स से मल्टीपल फाइल्स एक ही मेल में अटैच कर सकते हैं? अब इन कार्यों के लिए आप फ्री क्रोम एक्सटेंशन क्लाउडी की मदद ले सकते हैं। यह स्काईड्राइव, ड्रॉपबॉक्स, बॉक्स, गूगल ड्राइव आदि से जुड़ जाता है। अगर आप चाहते हैं तो आप फेसबुक, इंस्टाग्राम, फ्लिकर या पिकासा से भी फोटोज अटैच कर सकते हैं। ये रियल अटैचमेंट होंगे, न कि फोटोज के लिंक यानी ईमेल प्राप्त करने वाले को तुरंत अटैचमेंट नजर आएंगे। अगर आप एवरनोट इस्तेमाल करते हैं तो आप नोट्स भी अटैच कर सकते हैं। अगर आप वेब से इमेज सर्च करके अटैच करना चाहते हैं तो आप सीधे ही जीमेल से सर्च और अटैच कर सकते हैं। इसके लिए आपको जीमेल छोडक़र इमेज सर्च, डाउनलोड और अटैच करने की जरूरत नहीं पड़ती है। यह एक उपयोगी फीचर है, क्योंकि आज के दौर में ज्यादातर डाटा क्लाउड पर सेव पर कर दिया जाता है। ऐसे में कहीं से भी फाइल्स को अटैच कर सकते हैं।

कॉन्टैक्ट्स की ज्यादा जानकारी
हर व्यक्ति विस्तृत सिग्नेचर इस्तेमाल नहीं करता है। Rapportive फायरफॉक्स और क्रोम के लिए एक फ्री एड-ऑन है, जो फोटोग्राफ, वैकल्पिक ईमेल, ट्विटर आईडी आदि प्राप्त करता है। मूलभूत रूप से यह वह जानकारी होती है, जो लोग अपने पब्लिक लिंक्डइन प्रोफाइल से जोड़ते हैं। यह जानकारी आपके लिए काफी उपयोगी साबित हो सकती है। इस जानकारी को एक बॉक्स में उस जगह पर जोड़ दिया जाता है, जहां आमतौर पर विज्ञापन दिखाए जाते हैं। आपको दोहरा फायदा होता है कि एक तो एड हट जाते हैं और दूसरा ईमेल के साथ जरूरी जानकारी मिलने लगती है।

बनाएं शानदार सिग्नेचर
आप ईमेल सिग्नेचर के साथ लिमिटेड चीजें कर सकते हैं। WiseStamp से कस्टम सिग्नेचर तैयार कर सकते हैं। आप विजिटिंग कार्ड से डिटेल्स जोड़ सकते हैं, सोशल प्रोफाइल्स और फोटोग्राफ डाल सकते हैं। लेटेस्ट ट्वीट के साथ बटन्स या विजेट्स शामिल कर सकते हैं। आपको अकाउंट बनाना होगा और फ्री एड-ऑन डाउनलोड करना पड़ेगा। एक बार ऐसा करने के बाद सिग्नेचर आपके जोड़े गए सभी फीचर्स के साथ अपने आप ही हर मेल से जुड़ जाएगा।

ज्यादा स्पैम आते हैं!
कई बार आपकी जानकारी के बिना आपके ईमेल पर कई सर्विसेज और न्यूजलेटर्स सब्स्क्राइब हो जाते हैं। इसके लिए आप http://unroll.me वेबसाइट पर जा सकते हैं। इसे आप अपने जीमेल इनबॉक्स को एक्सेस करने की इजाजत प्रदान कर सकते हैं। यह सर्विस आपके इनबॉक्स को स्कैन करेगी और सभी सब्स्क्रिप्शन की लिस्ट तैयार कर देगी। इसके बाद आप चुन सकते हैं कि आपको कौनसे सब्स्क्रिप्शन रखने हैं और कौनसे बंद करने हैं।

ढेर सारे ईमेल!
अगर आप लगातार नए ईमेल्स से परेशान हैं तो आप Batched Inbox (www.batchedinbox.com) इस्तेमाल कर सकते हैं। यह पूरी तरह से मुफ्त है और नए ईमेल को आपके पसंद के समय पर बैचेज में डिलीवरी करती है। यह आपके सभी ईमेल को नए लेबल बैच्डइनबॉक्स में डायवर्ट कर देती है। इन्हें आपके चुनाव के आधार पर ही इनबॉक्स में मूव किया जाता है। किसी भी समय अनडिलीवर्ड ईमेल देख सकते हैं। इससे ईमेल चेक करने की टेंशन खत्म हो जाती है।

एक्सपेरिमेंटल लैब्स फीचर्स
जीमेल में प्रोफाइल इमेज के नीचे टॉप राइट कॉर्नर पर गियर आइकन पर क्लिक करके सेटिंग्स को एक्सेस कर सकते हैं। सेटिंग्स में लैब्स टैब को सलेक्ट करें।

कस्टम कीबोर्ड
इस फीचर को इनेबल करने पर आपको कीबोर्ड शॉर्टकट्स के लिए सेटिंग्स पेज में एक टैब नजर आता है। सर्च, डिलीट आदि जीमेल फंक्शन्स के लिए आप कीबोर्ड शॉर्टकट्स देख और बदल सकते हैं।

ऑटो एडवांस
बाई-डिफॉल्ट जब आप मेल को डिलीट या म्यूट करते हैं तो आपको वापस इनबॉक्स पर पहुंचा दिया जाता है। ऑटो एडवांस फीचर इनेबल करने पर आपको कतार के अगले मेल तक पहुंचाया जाता है।

ब्राउजर टैब
ब्राउजर में यदि कई टैब्स मौजूद हैं तो जीमेल विंडो पर आकर नए मेल को देखने में आपका समय बर्बाद होता है। इन फीचर को इनेबल करने पर आपको टैब पर ही अनरीड मैसेज की संख्या पता लग जाती है।

मल्टीपल इनबॉक्स
मल्टीपल इनबॉक्स फीचर की मदद से आपका मेल व्यक्तिगत मेलबॉक्सेज में सोर्ट कर दिया जाता है। इन्हें अपने मनपसंद लेबल दे सकते हैं। पांच एक्स्ट्रा इनबॉक्स सेटअप कर सकते हैं और इनेबल कर सकते हैं।

कैन्ड रेस्पॉन्स
कुछ ईमेल्स के लिए हर बार स्टैंडर्ड रिप्लाई की जरूरत होती है। कैन्ड रेस्पॉन्स कॉमन रिप्लॉई के लिए शॉर्टकट बटन देता है। आपको रेस्पॉन्स एक बार टाइप करना पड़ता है। इससे बाद सीधे बटन इस्तेमाल करें।

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