कम बजट में ऐसे करें एजुकेशनल कॉन्फ्रेंस, होंगे ये फायदे

अगर आप कोई एजुकेशनल कॉन्फ्रेंस आयोजित करना चाहते हैं तो आपको कुछ खास बातों का ध्यान रखना चाहिए-

एक रिसर्च के मुताबिक मार्केटिंग विभाग अपने कुल वार्षिक बजट का 24 फीसदी हिस्सा लाइव इवेंट्स पर खर्च करते हैं। यदि आपको कम बजट में एजुकेशनल कॉन्फ्रेंस आयोजित करनी है तो यह चैलेंजिग काम हो सकता है। जानते हैं कम बजट में कैसे सफल एजुकेशनल कॉन्फ्रेंस की जा सकती है-

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सबसे पहले वैन्यू फाइनल करें
आपके बजट का सबसे महंगा आइटम वैन्यू ही होता है। इसलिए सबसे पहले इसे तय करें। प्लानिंग प्रोसेस में सबसे उपयुक्त वैन्यू की तलाश शुरू कर दें। अलग-अलग वैन्यूज से उनकी रेट मंगवाकर चेक करें।

सॉफ्टवेयर काम में लें
समय बचाने के लिए इवेंट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर काम में ले सकते हैं। यह इवेंट अटैंड करने वालों का रजिस्ट्रेशन कर सकता है, इवेंट चेक-इन कर सकता है।

कॉन्फ्रेंस को प्रमोट करने के लिए सोशल मीडिया काम में लें
अगर किसी इवेंट को प्रमोट करना चाहते हैं तो सोशल मीडिया की मदद लेनी चाहिए। सोशल मीडिया एडवर्टाइजिंग पर खर्च करने की जरूरत नहीं है। सोशल मीडिया टूल्स की समझ होनी चाहिए। हर सोशल मीडिया प्लेटफॉर्म पर इवेंट के बारे में पूरी जानकारी देनी चाहिए। आपको इवेंट के हाईलाइट्स के बारे में जानकारी देनी चाहिए।

नेगोशिएट करें
अपने बजट को लेकर ईमानदार रहें। होमवर्क कर लें और सर्विस या प्रोडक्ट की रेट लेने से पहले अपनी जरूरतों का हिसाब लगा लें। इसके बाद ही नेगोशिएट करें। बेस्ट डील के लिए रेट्स पर रिसर्च करनी होगी। आप सिर्फ एक या दो सप्लायर्स के साथ पैकेज डील का एग्रीमेंट भी कर सकते हैं।

कैटरिंग में क्रिएटिव बनें
आपको अपने इवेंट के लिए किसी स्थापित कैटरिंग कंपनी की सर्विस लेने की जरूरत नहीं है, क्योंकि वह प्रीमियम चार्ज करती है। तलाश करें कि क्या कैटङ्क्षरग बिजनेस में कोई स्टार्टअप शुरू हुआ है जो क्रिएटिव तरीके से काम करता हो। यह एक्सपोजर के लिए कम कीमत पर अच्छी सर्विस देगा।

वॉलेंटियर्स को रिक्रूट करें
अगर एजुकेशनल कॉन्फ्रेंस करना चाहते हैं तो काफी मैनपावर की जरूरत पड़ेगी। बजट टाइट है तो इसके लिए खर्च नहीं कर पाएंगे। इसका विकल्प है कि वॉलेंटियर्स को रिक्रूट किया जाए और ट्रेनिंग दी जाए। इसमें आपको मेहनत करनी पड़ेगी, पर यह सही दिशा में होगा तो काम आसान हो जाएगा।

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सुनील शर्मा Desk
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