बताया जा रहा है कि ऐसा नगरीय निकाय व पंचायत निर्वाचन में कार्मिक प्रबंधन के लिहाज से किया जा रहा है। ऐसे में कलेक्टर ने विभाग प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित व पदमुद्रा अंकित करने बाद स्कैन कॉपी ईमेल आईडी पर भेजने को कहा है। इसकी मूल प्रति यानी हार्ड कापी जिला निर्वाचन अधिकारी के कार्यालय में 11 दिसंबर तक अनिवार्य रूप से भेजना है। जानकारी में किसी भी प्रकार की त्रुटि होने पर विभाग प्रमुख एवं कार्यालय प्रमुख दोनों ही उत्तरदायी होंगे। साथ ही निर्धारित फार्म में विभाग प्रमुख अपने विभाग की जानकारी यूनिकोड फांट में तैयार करने को कहा गया है।
कलेक्टर व जिला निर्वाचन अधिकारी ने बताया कि विभाग प्रमुखों को यूजर नेम व पासवर्ड ईमेल आईडी व मोबाइल एसएमएस से प्राप्त होंगे। इसका उपयोग कर वे फार्म की तैयार जानकारी को ईपीडीएस सॉफ्टवेयर में ऑनलाइन अपडेट कर सकेंगे।
कलेक्टर ने जानकारी तैयार करने और प्रस्तुत करने के दौरान निर्धारित बिंदुओं का विशेष ध्यान रखने को कहा है। निर्देश दिए हैं कि इस कार्य को न केवल समय-सीमा में बल्कि पूर्ण शुद्धता के साथ पूरा करें ताकि जल्द से जल्द पोर्टल पर डाटा प्रविष्ट अथवा संशोधन के लिए यूजर नेम एवं पासवर्ड भेजा जा सके। उन्होंने कहा कि सॉफ्टवेयर में जानकारी फीड करने के दौरान आने वाली किसी भी प्रकार की समस्या के तत्काल निराकरण के लिए डीआईओ एनआईसी के मोबाइल नंबर 8010903546 पर संपर्क किया जा सकता है।