बैठक की अध्यक्षता जिलाध्यक्ष नारायण मारोटीया पिण्डवाड़ा ने की। केपीएल के दिनेश कुमार डाक व नारायण करोटी ने बताया कि बैठक में प्रतियोगिता को सफल बनाने पर विचार-विमर्श किया गया। इस पांच दिवसीय प्रतियोगिता के सभी मैच जिला मुख्यालय के अरविन्द पैवेलियन में खेले जाएंगे। वहीं पहली बार प्रजापति कुंभकार समाज की जिला स्तरीय प्रतियोगिता होने से समाजबंधुओं में काफी उत्साह है। वहीं प्रतियोगिता को सफल बनाने के लिए तैयारियों में जुटे हुए हैं।
कमेटियां गठन कर सौंपी जिम्मेदारी प्रतियोगिता को सफल बनाने के लिए विभिन्न कमेटियां गठित कर अलग-अलग पदाधिकारियों को जिम्मेदारी सौंपी गई। बैठक में आमंत्रण पत्रिका, जल व्यवस्था, भोजन समेत अन्य विभिन्न बिन्दुओं पर चर्चा की गई। साथ ही बैठक में केपीएल सिरोही कमेटी, अम्पायर कमेटी का गठन कर जिम्मेदारी चम्पतलाल भीमाणा व कमलेश नांदिया को सौंपी गई। बैठक में सर्व सहमति से इमरजेंसी कमेटी का गठन किया गया। जिसमें ललित कुमार काणदर, कांतिलाल सिरोही, इन्दर कुमार सिरोही, अनिल उड़वारिया को सदस्य नियुक्त किया गया। किराणा सामग्री क्रय-विक्रम कमेटी का भी गठन किया गया। जिसमें किशनलाल कुंडलवाल सिरोही, सुरेश कुमार सिरोही, नेमाराम सिरोही, किशन रेडवाल सिरोही, पोपटलाल सिरोही को सदस्य बनाया गया। क्रिकेट सामग्री क्रय कमेटी में चम्पतलाल भीमाणा, विनेश देलदर, किशनलाल रेडवाल, उकेश कैलाशनगर, नारायण करोटी, दिनेश कुमार डाक, किशनलाल सिरोही कमलेश नांदिया को सदस्य बनाया गया। खिलाडिय़ों के लिए खाने व रहने की व्यवस्था समाज के छात्रावास में रहेगी।
इनकी रही मौजूदगी बैठक में जिलाध्यक्ष नारायणलाल मारोटिया, जिला सचिव किशनलाल कुंडलवाल, जिला कोषाध्यक्ष थानाराम नगरिया, केपीएल संरक्षक किशनलाल रेड़वाल, संरक्षक उकेश नगरिया, केपीएल अध्यक्ष दिनेश कुमार, केपीएल सचिव विनेश देलदर, केपीएल कोषाध्यक्ष ताराराम पिण्डवाड़ा, ताराराम करोटी, भगवानाराम सिरोही, नेमाराम सिरोही, चम्पतलाल भीमाणा, दिनेश देलदर, ललित कुमार, पोपटलाल, किशनलाल देलदर, मोहनलाल सिरोही, विनेश देलदर, ईश्वरलाल देलदर, विष्णु कोणदर, इन्दर सिरोही, कमेलश नांदिया समेत समाज के अन्य लोग मौजूद थे।