कलेक्टर उमाशंकर भार्गव की अध्यक्षता में पुलिस कंट्रोल रूम में हुई इस बैठक में जिला पंचायत अध्यक्ष गीता रघुवंशी, विदिशा जनपद अध्यक्ष वीरसिंह रघुवंशी, सांसद प्रतिनिधि राकेश शर्मा, कैलाश रघुवंशी के अलावा एसपी मोनिका शुक्ला, एएसपी समीर यादव सहित समिति के सदस्य मौजूद रहे। जिला पंचायत अध्यक्ष गीता रघुवंशी ने कहा कि जिले की परंपरा रही है कि शांतिपूर्ण तरीके से त्योहार मनाए जाते रहे हैं, इस परंपरा को हम आगे बढ़ाएं और पुलिस-प्रशासन का सहयोग करें। कलेक्टर उमाशंकर भार्गव ने कहा कि आगामी त्योहारों के परिपेक्ष्य में शासन ने जो गाइड लाइन जारी की जाएगी उसका पालन हम सब मिलकर सुनिश्चित करेंगे। पर्वो के परिपेक्ष्य में सफाई, यातायात व्यवस्था, पंडालों में विद्युत कनेक्शन, पेयजल व्यवस्था, विद्युत आपूर्ति, चिकित्सा, यातायात व्यवस्था, ध्वनि प्रदूषण और विसर्जन जानकी कुंड पर की जाने वाली व्यवस्थाओं के बारे में अधिकारियों को जवाबदेही सौंपी गई। यह भी कहा गया कि झांकियों के लिए अस्थाई कनेक्शन लेने के बाद ही बिजली का उपयोग किया जाए।
बैठक में यह भी तय हुआ कि सुरक्षा की दृष्टि से वाहनों की जांच की जाएगी तथा सड़क व हाइवे पर खड़े ट्रकों को हटाने की कार्रवाई की जाएगी। ग्रामीण क्षेत्रों में लगाई जाने वाली झांकियों के लिए भी निर्देश जारी किए गए। धर्मशालाओं और होटलों में ठहरने वालों के अलावा मकान किराएदारों की जानकारी एकत्रित करने के निर्देश भी बैठक में दिए गए हैं। यह भी तय किया गया कि मूर्तियों का विसर्जन जानकी कुंड में किया जाएगा। विसर्जन स्थलों पर गोताखोर, नाव, प्रकाश और साफ-सफाई के पुख्ता प्रबंध सुनिश्चित कराने का आश्वासन दिया गया।
एसपी डॉ. मोनिका शुक्ला ने कहा कि नियत स्थलों पर पुलिस बल तैनात किया जाएगा। प्रतिमा स्थल की सुरक्षा में आयोजक समिति के सदस्य भी सहयोग करें। चल समारोह की झांकियों में किसी भी प्रकार के हथियारों का प्रदर्शन पूरी तरह प्रतिबंधित रहेगा। यातायात सुचारू रखने की जिम्मेदारी यातायात प्रभारी सहित दोनों थानों के निरीक्षकों को सौंपी गई। कलेक्टर ने सीएमओ और लोनिवि के कार्यपालन यंत्री को निर्देश दिए कि बारिश में सड़कों पर जगह-जगह हुए गड्ढों को भरवाकर सड़कों की मरम्मत का कार्य तत्परता से समयसीमा में पूर्ण कराया जावे।
ऐसे स्थान जहां पर झांकियों की स्थापना की जाना है, उस स्थान के आस-पास के गड्ढों को प्राथमिकता से भरवाया जाए। मूर्तियों का विसर्जन जानकी कुंड में किया जाए। बड़ी झांकियों के विसर्जन के लिए पूर्व की तरह दो क्रेन की व्यवस्था जानकी कुंड पर किया जाए। जानकी कुंड पर पर्याप्त विद्युत व्यवस्था एवं साफ-सफाई व्यवस्था सुनिश्चित की जाए। दुर्गा प्रतिमाओं के विसर्जन के लिए होमगार्ड के जवान, तैराक, राफ्ट नाव, लाइफ जैकेट, गोताखोर और ट्यूब आदि की व्यवस्था कर विसर्जन स्थल पर पूरे समय सैनिकों की ड्यूटी लगाकर रखेंगे। विसर्जन स्थल पर छोटे बच्चों को जानकी कुंड पर व नदी के नजदीक न जाने दिया जावे तथा जानकी कुंड पर बैरिकेटिंग की उचित व्यवस्था की जावे।