प्रोफेशनल ईमेल में इन्हें न लिखें

इन शब्दों का इस्तेमाल करने से सामने वाले पर आपके बारे में नकारात्मक असर पड़ सकता है

अगर आप अपने प्रोफेशनल ईमेल को वाकई प्रभावी बनाना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपके ईमेल में कुछ आमतौर पर प्रचलित शब्दों के इस्तेमाल से बचें। इन शब्दों का इस्तेमाल करने से सामने वाले पर आपके बारे में नकारात्मक असर पड़ सकता है, जो आपके प्रोफेशन और बिजनेस के लिए अच्छा नहीं है।

कि सी भी बिजनेस में एम्प्लॉइज और बॉस के बीच, सप्लायर्स और बायर्स के बीच, कस्टमर्स या क्लाइंट्स और एंटरप्रेन्योर के बीच संपर्क के लिए ईमेल एक बड़ा माध्यम बन चुका है। हालांकि, जब भी आप कोई प्रोफेशनल ईमेल लिखते हैं, तो आपको कुछ बातों और अपनी सीमाओं का ध्यान रखना होता है। आपको यह सुनिश्चित करना होता है कि मेल में कुछ ऐसा न लिख दें, जिससे आपके किसी को बुरा लग जाए या आपकी बात का गलत मतलब निकले। आपको प्रोफेशनल ईमेल लिखते वक्त अपनी भाषा और शब्दों का चुनाव ध्यान से करना होता है। आमतौर पर ऐसे कुछ शब्द हैं, जिन्हें ईमेल लिखते वक्त इस्तेमाल किया जाता है, लेकिन प्रोफेशनल ईमेल में आपको इनका यूज नहीं करना चाहिए। अगर आप इन शब्दों का प्रयोग कोई प्रोफेशनल ईमेल लिखते वक्त करते हैं, तो आपको इसका नुकसान उठाना पड़ सकता है। हो सकता है कि आपका क्लाइंट आपसे नाराज हो जाए और कई ऑर्डर्स आपके हाथ से निकल जाएंगे। ऐसे में आपको ध्यान रखने की जरूरत है। आइए जानते हैं, कौनसे हैं यह शब्द-

हाय

कोई भी ईमेल लिखते वक्त अक्सर ही लोग हे या हाय से शुरुआत करते हैं। हालांकि, पर्सनल ईमेल में यह शुरुआत सही हो सकती है, लेकिन प्रोफेशनल ईमेल्स में यह शुरुआत अनप्रोफेशनल इंप्रेशन देती है। जब भी आप कोई प्रोफेशनल ईमेल लिखें, तो शुरुआत में इन शब्दों के इस्तेमाल से बचें। इनके बजाय आप डियर मैम या डियर सर शब्द का इस्तेमाल कर सकते हैं। याद रखें कि जब आप प्रोफेशनल ईमेल लिख रहे हैं, तो आपको प्रोफेशनली ही व्यवहार भी करना चाहिए। इससे आपके क्लाइंट पर अच्छा प्रभाव पड़ेगा।

एक्चुअली

वैसे तो प्रोफेशनल ईमेल्स में एक्चुअली शब्द का इस्तेमाल न के बराबर ही किया जाता है लेकिन अगर आप इसका इस्तेमाल करते हैं, तो आपको ऐसा करने से बचना चाहिए। इस शब्द का इस्तेमाल करने से सामने वाले को लग सकता है कि आप उसे जबर्दस्ती कुछ समझाना चाह रहे हैं या बताना चाह रहे हैं। यह शब्द पढऩे वाले को रूड लग सकता है। अच्छा रहेगा कि आप इसे इस्तेमाल न करें। इसका प्रयोग करने से ऐसा लगता है कि आप सामने वाले को समझदार नहीं मानते या उसकी बातों से आप सहमत नहीं हैं।

मी या आई

प्रोफेशनल ईमेल लिखते वक्त हमेशा याद रखें कि मी या आई का इस्तेमाल कम करें या न ही करें। अगर आप इन शब्दों का इस्तेमाल करते हैं, तो मेल पढऩे वाले को लग सकता है कि आप सिर्फ अपने बारे में ही बात करना चाहते हैं। इनकी जगह आप यू और योर्स जैसे शब्दों का इस्तेमाल कर सकते हैं। इससे ईमेल पढऩे वाले पर अच्छा प्रभाव पड़ता है और आपने जिस काम के लिए ईमेल भेजा है, वह भी आराम से पूरा हो सकता है। अत: कोशिश करें कि मी या आई शब्दों से पूरी तरह बचें और प्रोफेशनल रहें।

फाइन

अक्सर ही ईमेल लिखते वक्त आप फाइन शब्द का इस्तेमाल करते होंगे। हालांकि, बता दें कि यह शब्द आपके प्रोफेशनल ईमेल के लिए नकारात्मक साबित हो सकता है। फाइन शब्द की जगह आप गुड जैसे शब्द का इस्तेमाल कर सकते हैं। इससे आप प्रोफेशनल लगते हैं और जिसे आप ईमेल भेज रहे हैं, उस पर भी अच्छा प्रभाव पड़ता है। इसका सीधा असर आपके बिजनेस पर जरूर पड़ता है।

रिस्पेक्टफुली

प्रोफेशनल ईमेल में रिस्पेक्टफुली शब्द का प्रयोग आपको सीरियस और निराशाजनक दर्शा सकता है। कोशिश करें, कि किसी भी प्रोफेशनल काम के लिए ईमेल लिखते वक्त इस शब्द का इस्तेमाल न करें। इस शब्द की जगह आप कोई और शब्द इस्तेमाल कर सकते हैं। हमेशा याद रखें कि यह शब्द आपके ईमेल को अनप्रोफेशनल बना सकता है।