कलेक्ट्रेट में ई-ऑफिस लागू करने राजधानी से आए निर्देश

कलेक्टर को ई-ऑफिस लागू कराने का जिम्मा, अपर कलेक्टर होंगे मुख्य प्रशासकीय नियंत्रक भेजी गई ई-ऑफिस कार्यप्रणाली की पुस्तिका पुस्तिका पहुंचने के साथ जिले में प्रक्रिया प्रारंभ करने के हैं निर्देश

सतना. शासकीय कार्यालयों में कार्यवाही त्वरित गति से किये जाने के लिए आधुनिक तकनीकि का प्रयोग करने सरकार ने दफ्तरों में ई-ऑफिस की कार्यप्रणाली लागू करने का निर्णय लिया था। कांग्रेस शासन में इसकी समय सीमा तय की गई थी और शुरुआत राज्य स्तरीय कार्यालयों से करने के साथ ही जिला स्तर पर करने का निर्णय लिया गया था। इसी बीच सत्ता परिवर्तन के साथ ही कोरोना लॉकडाउन लग गया था। जिसकी वजह से प्रक्रिया रूक गई थी साथ ही शासन स्तर से भी इस तरह के निर्देश आ गए थे कि कुछ चिन्हित जिलों में इसे पायलट प्रोजेक्ट के रूप में शुरू किया जाएगा। नतीजा यह रहा कि जिले स्तर पर अधूरे में यह प्रक्रिया रोक दी गई थी। अब एक बार फिर राज्य शासन ने जिला स्तर पर ई-ऑफिस प्रणाली को लागू करने के निर्देश जारी किए हैं।
मंत्रालय के निर्देश के बाद शासन से आए निर्देश
मिली जानकारी के अनुसार जिला ई-ऑफिस कार्य प्रणाली लागू करने के लिए सामान्य प्रशासन विभाग मंत्रालय ने जनवरी दूसरे पखवाड़े पर निर्देश जारी किए थे। इसके परिपालन में प्रमुख राजस्व आयुक्त कार्यालय से सभी कलेक्टर और संभागायुक्तों को जिला ई-ऑफिस प्रणाली लागू करने के निर्देश जारी किए गए हैं। इसके साथ ही ई-ऑफिस की कार्यप्रणाली पुस्तिका-2021 भी भेजी गई है। जिसमें बताय गया है कि जिला कार्यालयों में किस तरीके से इस प्रणाली को लागू किया जाएगा।
पेपर लेस कार्यालय का लक्ष्य
जिला ई-ऑफिस प्रणाली लागू करने का उद्देश्य कागज विहीन कार्यालयों के माध्यम से विलंब विहीन व्यवस्था को लागू करना है। इसके लिए एनआईसी के ई-ऑफिस एप्लीकेशन को विभागों में लागू किया जाएगा। इसके माध्यम से जिला कार्यालय में ई-फाइलिंग, ई-अवकाश, ई-भ्रमण, ई-सेवा पुस्तिका, कार्मिक सूचना प्रबंधन को लागू किया जाएगा।
तय किये गए अधिकारियों के दायित्व
जिला कार्यालय (कलेक्ट्रेट) में ई-ऑफिस प्रणाली को लागू कराने का दायित्व कलेक्टर के जिम्मे होगा। अपर कलेक्टर अथवा संयुक्त कलेक्टर ई-ऑफिस कार्य प्रणाली के मुख्य प्रशासकीय नियंत्रक होंगे। उप कलेक्टर इसके नोडल अधिकारी होंगे।
इस तरह होगा काम
स्टाफ ऑफिसर, निज सचिव, निज सहायक, शीघ्रलेखक और स्टेनो ई-ऑफिस से प्रारूप आदि तैयार कर अधिकारी को भेजेंगे। इसके साथ ही सभी सूचना, संदेश और कार्य इसी प्रणाली में करेंगे। कार्यालय अधीक्षक इस प्रणाली के नोडल अधिकारी होंगे। वे प्राप्त डाक को स्कैन कर संबंधित को ऑनलाइन प्रेषित करेंगे। ये सप्ताह के प्रथम दिन नस्तियों के संचालन तथा कार्य निपटारे की स्थिति की रिपोर्ट अधिकारियों को प्रस्तुत करेंगे। सहायक ग्रेड 1 व 2 आवश्यक प्रक्रिया का परिचालन सुनिश्चित करेंगे साथ ही पत्र और रिमाइंडर भी ई-ऑफिस के माध्यम से भेजेंगे। सहायक ग्रेड 3 प्रतिदिन मिलने वाली डाक एवं नस्तियों की स्कैनिंग तथा संबंधित शाखा सहायक को ऑन लाइन मार्किंग की कार्रवाई करेंगे। दफ्तरी का काम पुरानी नस्तियों की स्कैनिंग और उससे जुड़ी प्रक्रियाएं पूरी करेंगे।
होगा प्रशिक्षण
कहा गया है कि जिला कार्यालय में ई-ऑफिस को लागू कराने से पहले सभी अधिकारियों और कर्मचारियों को इसका प्रशिक्षण दिलाया जाएगा। यह प्रशिक्षण एनआईसी के माध्यम से लगातार जारी रहेगा।
पहले भी हो चुका है प्रशिक्षण
कलेक्ट्रेट के अधिकारियों कर्मचारियों को ई-ऑफिस का प्रशिक्षण पहले ही पूरा हो चुका है। इस दौरान कलेक्ट्रेट के कई कर्मचारियों के ई-मेल आईडी और पासवर्ड भी जनरेट किये जा चुके हैं। इसके अलावा नगर निगम, केन्द्रीय जेल, महिला बाल विकास विभाग सहित कुछ अन्य विभागों के जिला कार्यालय के कर्मचारियों को प्रशिक्षण दिया जा चुका है। अब एक बार फिर इस प्रणाली के लागू होने से पहले प्रशिक्षण दिया जाएगा।