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जिलाधिकारी सर्वज्ञराम मिश्र एवं वरिष्ठ पुलिस अधीक्षक शलभ माथुर द्वारा ब्रीफिंग करते हुए मजिस्ट्रेट एवं पुलिस को अवगत कराया कि हेलीपैड के आसपास कोई पेड़, ऊंची बिल्डिंग या हाईटेंशन लाइन न हो। हेलीपैड स्थल का निरीक्षण एयरफोर्स के अधिकारियों से भी करा लिया जाए, जिससे अंतिम समय में कोई आपत्ति न हो। हेलीकॉप्टर लैंडिंग व टेक-ऑफ के समय ईटीसी आगरा व एयरफोर्स के समन्वय स्थापित कर नो फ्लाइंग जोन का अनुपालन सुनिश्चित करा लिया जाए। हेलीपैड स्थल पर उसके आस पास पर्याप्त साफ सफाई व्यवस्था रखी जाय और पानी का छिड़काव करा लिया जाए, जिसमें धूल न उड़ने पाए। हेलीपैड पर अनाधिकृत व्यक्तियों को प्रवेश न करने दिया जाए।
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पर्याप्त सुरक्षाकर्मी हेलीपैड की सुरक्षा हेतु तैनात कि जाएं व राजपत्र पुलिस अधिकारियों एवं मजिट्रेट की तैनाती भी सुनिश्चित की जाए। सभी हेलीपैड स्थलों पर स्विस कॉटेज का निर्माण कराया जाए जो कि महानुभावों की गरिमा के अनुकूल व पर्याप्त व्यवस्था सुनिश्चित हो और इस प्रकार की हो कि महानुभाव को उनके प्रयोग में सुगमता हो। ब्रीफिंग में निर्देश दिये कि स्विस कॉटेज व पेय पदार्थ व पर्याप्त मिनरल वाटर भी रखा जाए और तौलिया, साबुन, शीशा आदि की व्यवस्था मानक के अनुसार सुनिश्चित कराई जाए।
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कार्यक्रम स्थल पर पर्याप्त संख्या में अग्निशमन वाहन यंत्र एवं एंबुलेंस की व्यवस्था सुनिश्चित कराई जाए, पांडाल व मंच के सुरक्षित होने का प्रमाण पत्र भी प्राप्त किया जाए। विद्युत सुरक्षा के दृष्टिकोण से भी पूर्व चेकिंग कर ली जाए और इसका प्रमाण पत्र भी प्राप्त कर लिया जाए। माइक, स्पीकर, साउंड सिस्टम का भी पूर्व से ही परीक्षण कर लिया जाए और कार्यक्रम के समय निर्बाध विद्युत आपूर्ति सुनिश्चित कराई जाए साथ ही पर्याप्त जनरेटर आदि की भी व्यवस्था कराई जाए।
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एक वैकल्पिक पूर्व से चेक किया गया पब्लिक एड्रेस सिस्टम भी तैयारी अवस्था में रखा जाए, जिससे मुख्य पब्लिक एड्रेस सिस्टम के खराब होने की दशा में प्रयोग में लाया जा सके। पब्लिक एड्रेस सिस्टम का भी प्रमाण पत्र प्राप्त कर लिया जाए। मंच पर बैठने वाले महानुभावों की सूची का भी पूर्व से अनुमोदन प्राप्त कर लिया जाए और उद्घोषक के बारे में भी पूर्ण जानकारी प्राप्त कर ली जाए और यह सुनिश्चित किया जाए कि एंकरिंग वह घोषणा गरिमा के अनुकूल हो। मंच पर यदि नाम पटिट्यां लगाई जानी हों तो उसमें भी नाम की वर्तनी की जांच कर ली जाए और बैनर इत्यादि का भी अनुमोदन प्राप्त कर लिया जाए। यह सुनिश्चित किया जाए कि राष्ट्रपति के लिए लगाई जाने वाली कुर्सी मंच पर अन्य महानुभावों के लिए लगाई गई खुशियों से भिन्न न हो, परंतु यह सुनिश्चित करा लिया जाए कि लगाई जाने वाली कुर्सियां गरिमा के अनुकूल हो।