बैठक में अधिकारियों को व्यवस्था सौंपी गई। पुलिस, यातायात, पशुपालकों को रियायती दर पर भोजन उपलब्ध करवाने, मुख्य चिकित्सा अधिकारी को तीन पारियों में 24 घंटे चिकित्सा सुविधा उपलब्ध करवाने, डिस्कॉम अधीक्षण अभियंता को मेले स्थल पर सुचारू विद्युत उपलब्ध करवाने, पीडब्ल्यूडी अधीक्षण अभियंता को मेला रोड व्यवस्था, जलदाय विभाग के अधीक्षण अभियंता को आमजन व पशुओं के लिए स्वच्छ पानी उपलब्ध करवाने, जिला शिक्षा अधिकारी को स्वागत गीत व उद्घोषक व्यवस्था करने, सरस डेयरी प्रबंधक को सरस पशु आहार उपलब्ध करवाने की जिम्मेदारी सौंपी गई। इसी तरह अन्य विभागों के अधिकारियों को कार्यभार सौंपा गया। बैठक में बाली अतिरिक्त जिला कलक्टर शैलेन्द्रसिंह, मुख्य कार्यकारी अधिकारी मुकेश चौधरी, पशुपालन विभाग के संयुक्त निदेशक डॉ मनोज पंवार आदि मौजूद रहे।