यहां आयोजन समिति के अध्यक्ष रतनलाल गाडरी, सचिव हेमेंद्र सिंह, उपाध्यक्ष कैलाश चंद्र जाट, कोषाध्यक्ष प्रदीप लढ़ा, कार्यालय प्रमुख घनश्याम गायरी, कन्हैयालाल वैष्णव, महेश जोशी, शंभू लाल सुथार, अशोक रायका, अशोक पारलिया, औंकार लौहार, हीरालाल रायका, उदय पवन आचार्य ,विमल अग्रवाल, राधेश्याम आचार्य, हरीश तलेसरा, भगवान लाल तिवारी व सुरेश चंद्र आचार्य आदि ने जिला कलक्टर को आयोजन स्थल का अवलोकन करवाया एवं व्यवस्थाओं से अवगत कराया। मुख्यमंत्री समेत अति विशिष्ट अतिथियों के आने की संभावना के मद्दनेजर यहां हेलीपैड की व्यवस्थाओं को भी देखा।