Paperless office के कॉन्सेप्ट को फॉलो करना चाहते हैं तो जरूर पढ़ें ये खबर

पेपरलेस ऑफिस के फायदे और नुकसान...

भोपाल। नई टेक्नोलॉजी का यूज बढऩे और कार्बन फुटप्रिंट को कम करने के लिए आजकल पेपरलेस वर्क की अहमियत पर जोर दिया जा रहा है। इसी के चलते छोटे बिजनेस में भी पेपरलेस ऑफिस का चलन बढऩे लगा है, लेकिन पेपरलेस वर्क को छोटे बिजनेस के लिए पूरी तरह से सही निर्णय भी नहीं कहा जा सकता है। इसलिए यदि आपने भी हाल ही बिजनेस शुरू किया है और बिजनेस कॉस्ट को कम करने एवं वेस्टिज को रोकने के लिए पेपरलेस ऑफिस के कॉन्सेप्ट को फॉलो करना चाहते हैं तो, एक बार पेपरलेस ऑफिस के फायदे और नुकसान, दोनों पर ही विचार कर लें, ताकि आपको बिजनेस में किसी नई समस्या का सामना न करना पड़ें। आइए जानते हैं ...

पेपरलेस ऑफिस के फायदे

कम आएगी लागत

छोटे बिजनेस में बजट को मेंटेन करने के लिए भी पेपरलेस ऑफिस कॉन्सेप्ट बहुत अच्छा है। इससे कई तरह के खर्चों में कमी आएगी और समानों की स्टोरेज के लिए कम जगह ही पर्याप्त होगी।

काम होगा आसान

अपने जरूरी डॉक्यूमेंट्स को डिजिटलाइज करने से आप आसानी से कहीं भी ऑनलाइन ओपन कर सकते हैं। इस तरह मोबाइल पर भी अपने जरूरी काम कर सकते हैं। इससे प्रोडक्टिविटी भी बढ़ती है।

इनवायरनमेंट फ्रैंडली होता है वर्क

डेली ग्रीन की एक रिपोर्ट के अनुसार कागज की वजह से धरती पर २५ फीसदी अपशिष्ट बढ़ता है। पेपरलेस वर्क को महत्व देकर आप ऑफिस में प्रिंटर लागत को कम कर सकते हैं।

समय बचेगा

पेपरवर्क करने के लिए आपको अतिरिक्त समय देना पड़ता है। साथ ही समय-समय पर डॉक्यूमेंट्स की फाइलिंग करना भी जरूरी होता है। फाइल को अपडेट रखना भी जरूरी होता है। इससे वर्क लोड बढ़ता है।

अन्य खर्च

पेपरलेस वर्क करने पर आपको कागज, प्रिंटर, इंक, फाइल और अन्य तरह की स्टेशनरी सामानों पर खर्च करने की आवश्यकता नहीं होगी। इस खर्च को आप अन्य जगह मैनेज कर ज्यादा फायदा ले सकते हैं।

पेपरलेस के नुकसान

सिस्टम का फेल होना

डिजिटल जहां आसानी से देखे जाने वाला होता है, वहीं इसके लॉस्ट होने का भी रिस्क रहता है। इसलिए बिजनेस के सभी लीगल डॉक्यूमेंट्स कंम्यूटर पर सेव रखने से सिस्टम के क्रैश होने पर डिलीट हो सकते हैं।

सिक्युरिटी का इश्यू

पेपरलेस वर्क का एक नुकसान यह भी है कि फाइल्स के ऑनलाइन रहने से उनका कोई भी दुरुपयोग कर सकता है। जिस तरह से हैकिंग की घटनाए बढ़ रही है, उससे यह बिजनेस के लिए नुकसानदायक है।

जरूरी है ट्रेंड स्टाफ

बिजनेस से संबंधित किसी भी तरह का आवेदन करने के लिए आपको ऑनलाइन कई तरह के प्रोसेस से गुजरना होता है। ऐसे में समय भी ज्यादा खर्च होता है और ट्रेंड स्टाफ की कमी की वजह से परेशानी भी आती है।

कस्टमर फ्रैंडली न होना

बहुत से कस्टमर्स इलेक्ट्रॉनिक बिल की जगह पेपर बिल को महत्व देते हैं। ऐसे में पेपर वर्क को महत्व देना जरूरी होता है। नहीं तो, कस्टमर्स के टूटने से छोटे बिजनेस में बड़ा नुकसान हो सकता है।