समिति द्वारा विचारणीय विषयों की सूची के साथ ही बैठक की तिथि एवं समय की लिखित और मौखिक सूचना बैठक से तीन दिन पहले माता-पिता या अभिभावकों को दी जानी चाहिए। बैठक के दौरान नामांकन की स्थितियों एवं विद्यार्थियों की नियमित उपस्थिति की समीक्षा की जानी चाहिए। बैठक में यह भी सुनिश्चित किया जाए कि छात्रों को कोई शारीरिक दंड नहीं दिया जाए या उनका मानसिक उत्पीड़न न हो। बैठक में निधि प्रबंधन, गुणवत्ता समीक्षा, मध्याह्न भोजन, सामाजिक सर्वेक्षण और स्वस्थ विद्यालयी वातावरण सुनिश्चित करने पर भी विचार किया जाना चाहिए।