आगे की सोचें टीम मीटिंग की तैयारी करते समय सोचें कि प्रतिभागी इंटरेक्शन से क्या चाहते हैं और आप किस तरह के परिणाम के बारे में विचार कर रहे हैं। प्लानिंग करें कि किस तरह से आप समय का प्रभावी इस्तेमाल कर सकते हैं। समय रहते एजेंडा निर्माण कर लेना सही रहता है।
दूसरों की मदद करें अगर आप मीटिंग का एजेंडा तैयार कर लेते हैं तो समय रहते इसे प्रतिभागियों को भिजवा दें। हर लक्ष्य के बारे में छोटा ब्रीफ दें और सुझाव दें कि वे किस पर काम कर सकते हैं। विस्तृत चर्चा करने लायक बिंदुओं पर विचार करें और इंटरेक्टिव प्रोसेस की इजाजत दें।
फ्लो मैंटेन करें अगर आप टीम मीटिंग के फ्लो को मैंटेन रखते हैं तो प्रतिभागी इससे जुड़े रहते हैं। आपको एजेंडा से भटकना नहीं चाहिए। आपको सफलता प्राप्त करने के लिए लोगों की प्रशंसा करनी चाहिए। पुरानी मीटिंग्स का रिव्यू करना चाहिए। मीटिंग के अंत में सारी बातों का सारांश प्रस्तुत करना चाहिए।
सुनें और समझें लीडर को टीम मीटिंग के बात हर बात को ध्यान से सुनना चाहिए और कही गई बातों को समझना चाहिए। आपको ग्रुप प्रोसेस और डायनेमिक्स को अच्छी तरह से समझना चाहिए। सवालों के लिए भी जगह रखनी चाहिए। सभी को मीटिंग से जोडऩे की कोशिश करनी चाहिए। आपको मीटिंग में मौजूद लोगों की बॉडी लैंग्वेज को बारीकी से समझना चाहिए।
तकनीक की मदद टीम मीटिंग्स को सफल बनाने के लिए आपको एडमिनिस्ट्रेशन और आईटी टीम्स के साथ पहले ही बात कर लेनी चाहिए और मीटिंग हॉल में मौजूद हर तकनीक को चेक करवा लेना चाहिए। इससे मीटिंग के दौरान किसी भी तरह का व्यवधान पैदा नहीं होता और मीटिंग सही तरह से सम्पन्न हो जाती है। रिकॉर्डेड ऑडियो सामग्री और नोट्स को प्रतिभागियों के साथ शेयर करना चाहिए।
