बाहरी की जानकारी : बाहर से आने वाली भीड़ की संख्या, बसों और निजी वाहनों की संचया, चालकों की जानकारी, रूट और पार्किंग प्लान पहले देना होगा।
सेक्टरवार व्यवस्था : कार्यक्रम स्थल का स्केल-मैप तैयार करना होगा। सेक्टरवार भीड़ व्यवस्था, गैंगवे, आपातकालीन कॉरिडोर और पार्किंग की व्यवस्था स्पष्ट करनी होगी।