सरकारी व्यवस्था एवं कार्मिक नियमों के तहत ड्यूटी पर आने वाले कर्मचारी एवं अधिकारी को नियमित तौर पर उपस्थिति पंजिका में हस्ताक्षर करने होते हैं। इस पंजिका में हस्ताक्षर के आधार पर ही अधिकारियों एवं कार्मिकों का वेतन भी बनता है। उनकी नौकरी पर उपस्थिति का आधार भी यही रजिस्टर होता है। किसी भी विषम परिस्थतियों में अदालती प्रकरणों से लेकर अन्य मामलों में यही उपस्थिति पंजिका ड्यूटी का मूल आधार मानी जाती है। विभागीय जिम्मेदारी वाले लंबे-चौड़े क्षेत्रफल को लेकर विभाग में फिल्ड अधिकारियों के लिए सुबह की बजाय शाम को भी हस्ताक्षर जैसी व्यवस्था है, लेकिन यहां इन नियमों की भी पालना नहीं होती।